Devletin Hafızası Dijital Ortama Taşınıyor: 77 Milyon Belge Artık Tek Tıkla Erişilebilir
Devletin tozlu raflardan dijital ekranlara uzanan büyük dönüşümü hızla devam ediyor. Milyonlarca belgenin tek tıkla erişime açıldığı bu süreçte, Türkiye'nin kurumsal hafızası standartlara uygun dijital altyapıyla korunuyor. Araştırmacılar için hızlanan işlemler ve vatandaşlar için kolaylaşan erişim, yeni bir arşiv çağının kapılarını aralıyor.
Dijitalleştirme Yalnızca Teknik Bir Tarama Değil
Devlet Arşivleri Başkanlığı Bilgi İşlem ve Elektronik Arşiv Dairesi Başkanı Halil Köse, dijitalleştirme çalışmalarının önemine dikkat çekti. Köse, "Dijitalleştirme yalnızca teknik bir tarama faaliyeti olarak görülmemelidir. Kurumlarda dijitalleştirilmesi planlanan belge listelerinin öncelikle Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından onaylanması gerekmektedir. Böylece hem mükerrer çalışmalar önlenmekte hem de ulusal arşiv bütünlüğü korunmaktadır" dedi.
Standartlar ve Koordinasyon Kritik Önem Taşıyor
Dijitalleştirme faaliyetlerinin, standart dosya planları ve belirlenmiş usul ve esaslar ile birlikte TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi standardı dikkate alınarak yürütülmesi gerektiğini vurgulayan Köse, şunları söyledi: "Metadata yapısı, dosya formatı, çözünürlük, doğrulama ve uzun süreli dijital koruma kriterleri bu çerçevede ele alınmalıdır. Bu hususlar, Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından kurumlardan özellikle talep edilen ve sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayan temel gerekliliklerdir."
İstatistikler Güçlü Altyapıyı Gösteriyor
Güncel verilere göre, İstanbul birimlerinde 59 milyon 30 bin, Ankara birimlerinde ise 18 milyon 795 bin 568 adet belge görüntüsü dijitalleştirildi. Bu sayede toplam dijitalleşen görüntü sayısı 77 milyon 825 bin 568 adede ulaştı. Sistemin kullanım istatistikleri de çalışmaların etkisini ortaya koyuyor:
- Sistemi kullanan araştırmacı sayısı 3 milyon 720 bin 63 kişiye ulaştı.
- Bu veriler, dijitalleştirme faaliyetlerinin yalnızca koruma amaçlı değil, aynı zamanda erişimi kolaylaştıran ve araştırmayı hızlandıran güçlü bir altyapı oluşturduğunu gösteriyor.
Belge Seçiminde Önceliklendirme Yapılıyor
Dijitalleştirme faaliyetlerinin belirli bir plan ve önceliklendirme çerçevesinde yürütüldüğünü belirten Köse, tüm belgelerin rastgele değil; arşiv değeri, kullanım yoğunluğu, fiziksel durumu ve araştırma potansiyeli dikkate alınarak seçildiğini ifade etti. Özellikle şu belge grupları öncelikli olarak dijital ortama aktarılıyor:
- Tarihî değeri yüksek arşiv fonları
- Araştırmacı başvurusu yoğun olan belge serileri
- Fiziksel yıpranma riski bulunan materyaller
- Süreli koruma ve kalıcı saklama kapsamındaki belgeler
- Kurumsal hafıza açısından kritik kayıt grupları
Güvenlik ve Erişim Prosedürleri Titizlikle Uygulanıyor
Dijitalleştirme sürecinde belgeler; açıklık durumu, erişim yetkisi ve güvenlik derecesine göre değerlendiriliyor. Gizlilik dereceli, erişim kısıtlı veya özel mevzuata tabi belgeler için farklı prosedürler uygulanıyor. Bu tür kayıtlar, ilgili mevzuat, erişim süreleri ve yetkilendirme kuralları çerçevesinde işleme alınıyor ve herkese açık sistemlerde doğrudan erişime sunulmuyor.
Vatandaşlar e-Devlet Üzerinden Kolayca Erişim Sağlayabiliyor
Vatandaşlar, Devlet Arşivleri Başkanlığı bünyesindeki dijital belgelere kurumun resmî internet sitesi üzerinden hizmet veren "Belge Tarama" sistemi aracılığıyla erişim sağlayabiliyor. e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak sisteme giriş yapabilen kullanıcılar, geniş veri tabanında anahtar kelime, fon kodu veya tarih aralığı gibi kriterlerle arama gerçekleştirebiliyor. Belgelerin yüksek çözünürlüklü dijital kopyalarını edinmek isteyen araştırmacılar, ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenen düşük bir hizmet bedelini sistem üzerinden ödeyerek dosyaları anında bilgisayarlarına indirebiliyor.
Dijital dönüşüm çalışmaları, planlı ve standartlara uygun şekilde artarak devam ediyor. Doğru yöntem, doğru standart ve merkezi koordinasyonla yürütülen bu süreç, kurumsal hafızayı geleceğe güvenle taşıyan çok güçlü bir imkân sunuyor.
